Rules

Rules ermöglichen Ihnen, Dateiorganisation über das reine Umbenennen hinaus zu automatisieren. Legen Sie Bedingungen fest wie "wenn dies ein PDF ist" oder "wenn der Betrag über $1000 liegt" und definieren Sie Aktionen wie Verschieben in einen bestimmten Ordner, Finder-Tags hinzufügen oder Archivieren.

Rules arbeiten mit Watch Folders zusammen, um hands-off Workflows zu schaffen: Dateien kommen an, werden umbenannt und organisieren sich automatisch anhand ihres Inhalts.

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Watch Folders#

Watch Folders überwachen Verzeichnisse und verarbeiten neue Dateien automatisch.

Watch Folder einrichten#

1. Klicken Sie auf + neben Folders in der Seitenleiste
2. Wählen Sie einen Ordner, der überwacht werden soll (z. B. Downloads oder Screenshots)
3. Schalten Sie Auto ein, um die automatische Verarbeitung zu aktivieren
4. Wählen Sie ein Verhalten: Smart Rename oder ein bestimmtes Preset

So funktionieren Watch Folders#

1. Erkennen: Neue Dateien erscheinen im überwachten Ordner
2. Verarbeiten: NameQuick benennt um, basierend auf Ihrer Methode
3. Organisieren: Rules führen Aktionen anhand von Bedingungen aus

Watch Folders laufen im Hintergrund. Einmal eingerichtet, müssen Sie nichts mehr anfassen.

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Rules erstellen#

Rules folgen einer "Wenn-Dann"-Struktur: Wenn Bedingungen passen, dann werden Aktionen ausgeführt.

Das Prinzip#

Denken Sie an Rules wie an Filter mit Konsequenzen:

• Bedingungen definieren, welche Dateien betroffen sind
• Aktionen definieren, was mit passenden Dateien passiert
• Timing definiert, wann im Workflow die Rule läuft

Regelbedingungen#

Dateien anhand von Eigenschaften abgleichen:

Bedingungsoperatoren#

Bedingungen in natürlicher Sprache schreiben. Unterstützte Operatoren:

AND/OR-Logik#

Bedingungen für präzises Matching kombinieren:

AND (alle müssen wahr sein):

Extension is PDF
AND File size is greater than 1 MB
AND Filename contains "invoice"

OR (irgendeine kann wahr sein):

Extension is PDF
OR Extension is DOCX
OR Extension is TXT

Gemischt:

(Extension is PDF OR Extension is DOCX)
AND Created this week

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Rule-Aktionen#

Wenn Bedingungen passen, Aktionen ausführen:

Verschieben mit Placeholders#

Placeholders im Zielpfad nutzen, um dynamisch zu organisieren:

Invoices/{year}/{month}/{original}.pdf

Erzeugt: Invoices/2024/03/amazon-invoice.pdf

Verfügbare Pfad-Placeholders:

Finder-Metadaten#

Organisation, die in Finder bestehen bleibt:

• Tags: Farbige Labels in der Finder-Seitenleiste
• Kommentare: Durchsuchbarer Text im Informationen-Fenster
• Farbetiketten: Visuelle Hervorhebung in Dateilisten

Metadaten überleben Umbenennungen und Verschiebungen. Suchen Sie getaggte Dateien mit Spotlight.

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Zwei-Phasen-Ausführung#

Rules laufen zu bestimmten Zeitpunkten im Workflow. Die richtige Phase ist entscheidend.

Phase 1: Beim Hinzufügen (Pre-AI)#

Läuft vor der KI-Verarbeitung. Nutzt nur lokale Dateieigenschaften.

Sinnvoll für:

• Filtern, welche Dateien umbenannt werden (Dateien nach Endung ausschließen)
• Vorsortieren nach Dateinamenmustern
• Dateien blockieren, die nicht verarbeitet werden sollen

Vorteile:

• Keine KI-Credits
• Sofortige Auswertung
• Funktioniert nur mit Dateimetadaten

Beispiel:

Condition: Extension is NOT PDF
Action: Skip (don't process)

Phase 2: Nach dem Umbenennen (Post-AI)#

Läuft nach der KI-Extraktion und Umbenennung. Kann extrahierte Werte nutzen.

Sinnvoll für:

• Dateien anhand extrahierter Inhalte verschieben (Händler, Datum, Betrag)
• Tags basierend auf Dokumenttyp anwenden
• Inhaltsbasierte Ordnerstrukturen erstellen

Vorteile:

• Zugriff auf extrahierte Werte aus Templates
• Inhaltsbasierte Organisation
• Funktioniert mit KI-analysierten Daten

Beispiel:

Condition: Extracted "vendor" equals "Amazon"
Action: Move to Finance/Amazon/{year}/{month}/
        Add tag "amazon"

Die richtige Phase wählen#

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Beispiel-Workflows#

Rechnungsorganisation#

Watch Folder: ~/Downloads Preset: Invoice template (extrahiert Datum, Händler, Betrag)

Rule (After Rename):

Condition: Extension is PDF
Action: Move to Finance/Invoices/{year}/{month}/
        Add tag "invoice"
        Add Finder comment with extracted amount

Ergebnis: Downloads/scan.pdf → Finance/Invoices/2024/03/2024-03-15_Amazon_INV-4711.pdf

Screenshot-Aufräumen#

Watch Folder: ~/Desktop Preset: Smart Rename

Rule (When Added):

Condition: Filename starts with "Screenshot"
Action: Move to Screenshots/{year}/
        Add tag "screenshot"

Ergebnis: Aufgeräumter Desktop, organisiertes Screenshot-Archiv

Foto-Import#

Watch Folder: Kamera-Uploads-Ordner Preset: Smart Rename (Ort + Motiv)

Rule (After Rename):

Condition: Extension is HEIC OR Extension is JPG
Action: Move to Photos/{year}/{month}/

Ergebnis: Automatisch organisierte Fotobibliothek

Große-Dateien-Archivierung#

Watch Folder: ~/Downloads Preset: None (nur Rule)

Rule (When Added):

Condition: File size is greater than 100 MB
           AND Modified more than 30 days ago
Action: Archive to ZIP
        Move to Archives/{year}/

Ergebnis: Alte große Dateien werden komprimiert und archiviert

Belegarchiv#

Watch Folder: ~/Receipts Preset: Receipt template (Datum, Händler, Betrag)

Rule (After Rename):

Condition: Extracted "amount" is greater than 100
Action: Add tag "expense-report"
        Add Finder comment: "Amount: {amount}"

Ergebnis: Durchsuchbares, getaggtes Belegarchiv mit Beträgen in Kommentaren

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Best Practices#

Einfach starten#

Beginnen Sie mit einer Rule pro Watch Folder. Fügen Sie Komplexität hinzu, sobald Sie den Workflow verstehen.

Gute erste Rules:

• Alle PDFs in einen Documents-Ordner verschieben
• Alle Screenshots taggen
• Dateien älter als 30 Tage archivieren

Vor dem Aktivieren testen#

Nutzen Sie den Vorschau-Modus, um zu sehen, was passieren würde, ohne Änderungen vorzunehmen:

1. Rule erstellen
2. Beispieldateien auswählen
3. Preview klicken, um die vorgeschlagenen Aktionen zu sehen
4. Prüfen, ob die Ergebnisse passen
5. Rule aktivieren

Aussagekräftige Namen verwenden#

Benenen Sie Rules eindeutig:

Mit Presets kombinieren#

Die echte Stärke entsteht, wenn Sie Presets mit Rules kombinieren:

• Presets extrahieren strukturierte Daten aus Dateien
• Rules nutzen diese Daten für intelligente Organisation