NameQuick vs Hazel: Smartere Dateiorganisation auf dem Mac

#TLDR

Hauptnutzen – NameQuick nutzt künstliche Intelligenz, um Dateiinhalte zu lesen und aussagekräftige Namen zu vergeben. So werden kryptische Dateinamen zu verständlichen Labels.

Kerntransformation – Statt komplexe Rule-Trees zu bauen, können Sie eine Datei in NameQuick ziehen oder einen Watch Folder setzen. Die App extrahiert Daten, Kundennamen oder Beträge aus dem Inhalt und benennt um; Hazel basiert auf nutzerdefinierten Regeln und sortiert/labelt anhand von Metadaten wie Name oder Datum.

NameQuick Value Proposition – Smart Rename, Templates mit Placeholders und Regeln, Watch-Folder-Automation, BYOK-Support (Gemini, OpenAI, Claude oder lokale Modelle) und Integration mit Hazel machen Dateibenennung einfacher und sicherer.

Zielgruppe – Vielbeschäftigte Profis, Fotografen, Forscher und Freelancer auf macOS, die mit unorganisierten Screenshots, PDFs und Rechnungen kämpfen, profitieren von NameQuicks kontextbasiertem Naming und Hazels regelbasierter Automation.

#Einleitung

Wenn Sie das hier auf einem Mac lesen, sieht Ihr Downloads- oder Desktop-Ordner vermutlich wie ein Tatort aus. Ich weiß das, weil ich ihn selbst erlebt habe. Generische Namen wie IMG_4823.jpg, download(3).pdf oder Meeting_Notes.docx sagen nichts über den Inhalt. Ich habe unzählige Stunden mit Umbenennen verbracht, und Regeln in Finder oder Automator zu skripten wurde schnell zum Kaninchenbau. Als Solo-Entwickler habe ich mir ein Tool gebaut, das diese Arbeit für mich übernimmt.

Zwei Apps versprechen Ordnung: Hazel und NameQuick. Hazel ist seit Jahren ein Klassiker der Mac-Automation – es überwacht Ordner und führt regelbasierte Aktionen aus (Verschieben, Taggen, Löschen). NameQuick ist meine Antwort auf die Grenzen reiner Rule-Tools. Es nutzt KI, um Dateiinhalte zu verstehen und beschreibende Dateinamen zu erzeugen. In diesem Guide erkläre ich, warum ich NameQuick gebaut habe, wie es sich zu Hazel verhält und warum eine Kombination beider Tools digitales Chaos beseitigt.

#Das Dateichaos-Problem und warum Naming zählt

Unser digitales Leben ist voller Fotos, PDFs und Office-Dokumente. Ohne konsistente Namen ist es fast unmöglich, später die richtige Quittung oder das richtige Foto zu finden. Viele Mac-Nutzer kämpfen mit denselben Pain Points:

• Hunderte Screenshots mit IMG_-Prefix oder Datum, aber ohne Kontext zum Motiv.
• Belege und Rechnungen mit Namen wie download(3).pdf oder Scan2025-08-15.jpg, die schwer zuzuordnen sind.
• Gescannten Dokumenten mit bedeutungslosen Namen, die Organisationssysteme sabotieren und papierlose Workflows verlangsamen.

Wenn Sie als Freelancer Ausgaben tracken, als Fotograf Tausende Bilder sortieren oder als Forscher Papers archivieren, addiert sich manuelles Umbenennen schnell. Legacy-Lösungen wie Finders Batch-Rename oder Shell-Skripte sind fragil und erfordern technisches Know-how. Genau hier setzen spezialisierte Tools an. Hazel und NameQuick automatisieren File-Organisation, aber mit völlig unterschiedlichen Ansätzen.

#Hazel – regelbasierte Automation auf macOS

Hazel von Noodlesoft ist ein Veteran der Mac-Automation. Kernprinzip: Hazel überwacht Ordner, die Sie definieren, und führt Aktionen aus, wenn Dateien Bedingungen erfüllen. Denken Sie an Hazel als If-this-then-that-Rezepte fürs Dateisystem. So funktioniert es – und warum es stark ist.

#Dateien beobachten und sortieren

Hazel überwacht definierte Ordner kontinuierlich. Sie erstellen Regeln basierend auf Dateiattributen wie Name-Pattern, Typ, Dateigröße oder Erstellungsdatum. Wenn eine Datei in den Ordner kommt und eine Regel trifft, führt Hazel Aktionen aus: Verschieben in Unterordner, Umbenennen, Finder-Tags setzen oder Skripte starten. Beispiel: Rechnungen aus Downloads automatisch in einen Receipts-Ordner verschieben, mit dem heutigen Datum umbenennen und blau taggen. Hazel kann Fotos nach Jahr/Monat sortieren oder den Downloads-Ordner jeden Freitag aufräumen.

#Mehr als nur Verschieben

Hazels Aktionen gehen weit über Moves hinaus. Es kann Dateien öffnen, archivieren, taggen oder hochladen sowie AppleScript- und Shell-Skripte ausführen. Version 6 kann Text aus PDFs und Bildern extrahieren, verschlüsselte PDFs handhaben und verarbeitete Dateien zurücksetzen, wenn etwas schiefgeht. Hazel überwacht auch den Papierkorb: alte Items löschen oder App-Sweep durchführen, wenn Apps deinstalliert werden. Diese Tiefe macht Hazel zu einem starken Housekeeping-Tool.

#Stärken und Limits

Hazels Regelansatz glänzt, wenn Metadaten ausreichen. Wenn Sie Dateien nach Extension, Datum oder Keywords im Dateinamen sortieren möchten, ist Hazel ideal. Es integriert mit Finder-Tags, Fotos und Musik und lässt sich per AppleScript oder Shell erweitern. Aber Hazel versteht keine Inhalte. Selbst mit PDF-Text-Extraktion müssen Sie Pattern definieren, nach denen gesucht wird. Komplexe Rules benötigen Zeit und Tests, und es gibt keine KI, die Lücken füllt. Hier kommt NameQuick ins Spiel.

#NameQuick – KI-gestützter Naming-Assistent

Als Creator habe ich NameQuick als macOS-only App entwickelt, die einen grundlegend anderen Ansatz verfolgt. Statt sich nur auf Metadaten zu stützen, nutzt es KI, um Dateiinhalte zu analysieren und sinnvolle Namen zu erzeugen. Ich sehe es als Assistenten, der jedes Dokument liest und im Dateinamen zusammenfasst.

#Smart Rename: Lesen und umbenennen

Das Herzstück ist Smart Rename. Sie ziehen eine PDF, ein Bild oder ein Office-Dokument hinein, und NameQuick analysiert die Datei, extrahiert Daten, Namen, Beträge oder Kontext und erzeugt einen beschreibenden Dateinamen. Aus download(3).pdf wird z. B. 2025-01-15_Project_Update.pdf. Smart Rename basiert auf generativer KI und OCR, sodass Text in Bildern/PDFs erkannt wird und Inhalte aus Word, PowerPoint oder Excel auslesbar sind. Weil die KI den Inhalt versteht, entstehen echte, informative Namen.

#Templates und Custom Prompts

Smart Rename ist der Schnellstart. Templates ermöglichen wiederholbare Naming-Konventionen. Ich habe NameQuicks visuellen Drag-and-Drop-Builder mit acht Extraction Types (Text, Date, Regex, Literal, Counter, Conditional, Computed und Name) und über 16 System-Placeholders wie {date:yyyy-MM-dd}, {year}, {month}, {original}, {extension} oder {parent} gestaltet. Sie können Fallback-Chains und Conditional Fields bauen – fällt eine Extraction aus, übernimmt eine andere. Templates können Regeln vor oder nach der Extraktion anwenden, z. B. Datum transformieren oder Daten bereinigen. Für freie Szenarien gibt es Custom Prompts: Sie beschreiben den Namensstil in natürlicher Sprache. Einmal gespeichert, werden Templates und Prompts zu Presets, die Sie auf mehrere Dateien oder Watch Folders anwenden.

#Watch Folders und Automation

NameQuick kann manuell oder automatisch arbeiten. Manuell: Drag-and-Drop, Finder-Auswahl oder globaler Shortcut. Automatisch: Watch Folders entdecken und indexieren Dateien kontinuierlich – optional inklusive Subfolder – und verarbeiten sie mit Template oder Prompt. Batch Processing sorgt dafür, dass Sie nicht jede Datei einzeln umbenennen. So kann Ihr Downloads-Ordner neue PDFs direkt beim Eingang umbenennen.

#Rules und Metadaten-Aktionen

Über Naming hinaus bietet NameQuick eine Rules Engine ähnlich Hazel. Sie definieren Bedingungen auf Filename-Patterns, Dateigröße, Datumswerte, EXIF-Metadaten (Kamera, GPS, Abmessungen, Aufnahmedatum) oder Video-Attribute (Dauer, Codec). Regeln lassen sich mit AND/OR kombinieren und vor der KI-Extraktion oder nach dem Umbenennen ausführen. Actions: Dateien in dynamische Pfade verschieben (z. B. {year}/{month}/{camera_make}/), Finder-Tags oder Farblabels setzen, Kommentare hinzufügen, Erstellungs-/Änderungsdatum ändern oder Dateien in den Papierkorb verschieben. Damit lassen sich Workflows nach dem Umbenennen automatisch organisieren.

#BYOK-AI-Provider und Datenschutz

NameQuick erkennt an, dass Nutzer unterschiedliche AI-Services bevorzugen. Ich habe BYOK-Support für Gemini, OpenAI und Claude (Anthropic) eingebaut – und lokale Ollama-Modelle. Die App wechselt nicht stillschweigend; Fehler werden transparent angezeigt. Durch lokale Modelle kann NameQuick offline laufen, und sensible Daten bleiben auf Ihrem Gerät. Safety-Features umfassen „Undo Rename“, blockierte Umbenennungen bei ungültiger Ausgabe und „Clean Filenames“, um unerwünschte Zeichen zu entfernen.

#Integration mit Hazel und anderen Tools

NameQuick ersetzt Hazel nicht – es ergänzt es. Ich nutze NameQuick, um Dateien sinnvoll zu benennen, und gebe sie dann an Hazel oder Keyboard Maestro weiter. Beispiel: Ein Watch Folder in NameQuick benennt neue Fotos nach Event und EXIF-Daten; Hazel verschiebt die umbenannten Dateien in die Fotobibliothek und startet ein Backup-Skript. Sie können NameQuick via Menüleiste, globalem Hotkey oder Finder-Kontextmenü triggern – ideal für bestehende Workflows.

#NameQuick und Hazel vergleichen – KI vs Regeln

Beide Tools reduzieren manuelle Arbeit, lösen aber unterschiedliche Probleme. Um zu entscheiden, was zu Ihrem Workflow passt, hilft ein Vergleich.

#Komplementäre Stärken

Der Vergleich zeigt: NameQuick erzeugt aussagekräftige Namen aus Inhalt – etwas, das Hazel allein nicht kann. Hazel glänzt beim Orchestrieren von Aktionen basierend auf Metadaten. Kurz: NameQuick löst das Naming-Problem, Hazel bleibt wertvoll fürs Post-Processing.

Beispiele:

• NameQuick macht aus IMG_4823.jpg → 2025-03-10_Wedding_Garden_Sunset.jpg. Wenn Sie diese Fotos nach Photos/2025/03 sortieren und backupen möchten, übernimmt Hazel.
• NameQuick liest eine PDF-Rechnung und benennt sie 2025-01-15_Project_Update.pdf. Wenn sie dann in Invoices/2025 landen soll und ein AppleScript die Ausgabe loggt, erledigt Hazel den Rest.

Viele Nutzer starten mit NameQuick fürs Naming und nutzen Hazel optional für zusätzliche Automation.

#Use Cases und Workflows

#Fotografen und Creative Teams

Für Fotografen und Creative Teams sind Rohdateinamen wie IMG_8482.CR2 nutzlos. NameQuicks Templates mit EXIF-Extraction ziehen Datum, Ort und Kamera-Marke. Sie definieren z. B. {date}_{location}_{subject}. Die KI liest das Motiv aus Ihrer Beschreibung oder per Custom Prompt. Nach dem Umbenennen verschiebt NameQuick Dateien in Strukturen wie {year}/{month}/{camera_make}/. Hazel kann anschließend weitere Aktionen übernehmen – etwa Import in Ihre Editing-Software oder Farblabels nach Client.

#Freelancer, Unternehmen und Paperless-Workflows

Rechnungen, Belege und Verträge kommen mit generischen Namen. NameQuick liest PDF- und Bildinhalte, extrahiert Rechnungsnummer, Datum, Client-Name oder Betrag und baut daraus 2025-01-15_ClientName_Invoice123.pdf. Mit Watch Folders bleibt der Downloads-Ordner sauber – neue Belege werden automatisch umbenannt. Danach kann NameQuick Dateien in Client-Ordner verschieben, Finder-Tags setzen oder Datumswerte anpassen. Wenn Sie zusätzliche Automation wie Buchung in der Buchhaltung wollen, geben Sie die Datei an Hazel oder ein Skript weiter. Weniger Zeit für download(3).pdf, mehr Zeit für abrechenbare Arbeit.

#Forscher, Studierende und Akademiker

Bei Dutzenden Papers oder Datensätzen sorgt konsistente Benennung dafür, dass Quellen später auffindbar sind. NameQuick kann Titel und Veröffentlichungsdatum aus PDFs lesen und z. B. {date}_{title}_{journal} nutzen. Autorennamen oder Keywords lassen sich per Custom Prompt extrahieren. Nach dem Naming kann NameQuick Dateien nach Projekten sortieren, Tags wie „Literature Review“ oder „Results“ setzen und automatisch in den Import-Ordner des Reference Managers verschieben. Hazel bleibt optional, falls Sie andere Automation integrieren wollen, ist aber für Basisorganisation nicht nötig. So werden Literature Reviews und Archivierung weniger schmerzhaft.

#Journalisten und Content Creators

Journalisten jonglieren Story-Drafts, Interviews und Referenzdokumente. NameQuicks KI kann ein Story-Briefing oder Transkript interpretieren und passende Dateinamen vorschlagen. Templates können Story-Slug, Datum und eine kurze Beschreibung enthalten. Nach dem Umbenennen organisiert NameQuick Assets nach Veröffentlichungsdatum, setzt Farblabels und verschiebt sie ins Archiv. Hazel bleibt optional für Aufgaben wie Transkript-Services oder das Löschen alter Drafts. So bleibt der Newsroom organisiert, und kreative Energie fließt in Storytelling statt File-Management.

#Power User und Automation-Enthusiasten

Wenn Sie bereits Tools wie Keyboard Maestro oder Automator nutzen, passt NameQuick perfekt. Sie können NameQuick über Hotkeys oder aus Hazel-Regeln heraus triggern und dann Dateien an andere Tools weiterreichen. BYOK-AI-Provider und lokale Modelle erlauben Privacy-freundliche Workflows. Hazels Fähigkeit, AppleScript oder Shell zu nutzen, bedeutet: Sie können NameQuick über CLI aufrufen und in größere Automationen einbauen. Die Möglichkeiten sind nur durch Ihre Vorstellung begrenzt.

#Fazit

Dateien auf macOS zu managen muss kein Dauerfrust sein. NameQuick bringt KI ins Spiel, liest den Inhalt von Bildern und Dokumenten und erzeugt aussagekräftige Namen. Templates, Watch Folders und Rules Engine ermöglichen automatisches Naming und Organisieren mit minimalem Setup. Wenn Dateien sinnvoll benannt sind, wird alles einfacher.

Hazel bleibt ein starkes, flexibles Rule-Tool für Folder Watching und Aktionen auf Basis von Metadaten. Es eignet sich perfekt für Downloads-Sortierung, Organisation nach Typ/Datum und das Ausführen von Scripts. Ich habe NameQuick gebaut, weil ich meine Dateien smarter behandeln wollte; Hazel war nie das Problem – es konnte meine Dokumente nur nicht lesen. Meiner Ansicht nach ist der beste Ansatz: NameQuick für Naming, Hazel optional für weitere Automation.

Ob Fotograf, Freelancer, Forscher oder Power User – die Kombination aus KI und regelbasierten Workflows verwandelt Dateiverwaltung in eine effiziente, ruhige Erfahrung. Probieren Sie NameQuick aus und sehen Sie, wie es Ihren Workflow ergänzt.

#Häufige Fragen (FAQ)

#Wie liest NameQuick Dateiinhalte?

NameQuick nutzt OCR, um Text aus Bildern und PDFs zu extrahieren, und KI-Modelle, um Inhalte zu interpretieren. Es kann auch Office-Dokumente lesen. So erkennt es Daten, Namen, Beträge und Kontext und erzeugt beschreibende Dateinamen wie 2025-03-10_architecture_review.docx.

#Kann ich NameQuick und Hazel zusammen nutzen?

Ja. NameQuick erzeugt sinnvolle Namen aus Inhalt, Hazel übernimmt regelbasierte Aktionen. Nach dem Umbenennen kann Hazel Dateien verschieben, Tags setzen oder Skripte starten. Als Entwickler empfehle ich, beide Tools zusammen zu nutzen.

#Ist NameQuick sicher?

Ja. NameQuick blockt Umbenennungen bei ungültiger Ausgabe, bietet „Clean Filenames“ und „Undo Rename“. Durch lokale KI-Modelle bleibt Inhalt auf Ihrem Gerät.

#Welche Dateitypen unterstützt NameQuick?

NameQuick unterstützt Bilder, PDFs sowie Word-, PowerPoint- und Excel-Dokumente. OCR verarbeitet Bilder/PDFs, Textextraktion analysiert Office-Dateien. Über die Rules Engine können Sie Videos nach Dauer oder Codec benennen.

#Brauche ich Rules, wenn ich NameQuick nutze?

Kommt darauf an. Smart Rename funktioniert allein, aber für komplexe Workflows – etwa Dateien in bestimmte Ordner verschieben oder Tags setzen – können Sie Rules in NameQuick erstellen oder Hazel nutzen.